Çalışma usul ve esasları

Tanımlar ve Mevzuat

İletişim ve Medya Komitesi Çalışma Usul ve Esasları Yönergesi: tanımlar, işleyiş, görev dağılımı ve sorumluluklar.

Tanımlar

Kim, ne yapar?

Web sitesi, sosyal medya hesapları, iletişim ve görsel-grafik hazırlama ile ilgili tanımlar.

Medya sorumlusu: Dernek grubu üyeleri arasından; grubun yıllık çalışma planında belirlenen dijital paylaşım faaliyetlerinin ilan edilen asgari standartlara uygun hazırlanmasını, düzenlenmesini ve İletişim ve Medya Komitesi’nin onayına sunulmasını sağlar.
İnternet sorumlusu: Dernek grubu üyeleri arasından; grubun hesaplarının ve web sitesinin yönetimini, komiteden onay almış dijital paylaşımların grubun dijital kanallarına yüklenmesini, düzenlenmesini, paylaşımını ve zamanlamasını sağlar.
Web sitesi editörlüğü: Dernek web sitesi ve internet hesaplarının çalışır, aktif ve güncel kalmasını sağlar; teknik sorunları belirleyip yazılım destek ekibine bildirir; komitenin hazırladığı dijital paylaşımları siteye girer, zamanlar ve yayınlar.
Sosyal medya editörü: Dernek ve grubun sosyal medya hesaplarının etkin kullanımını ve geniş kitlelere ulaşmasını sağlar; paylaşılacak içerikleri planlar, düzenler ve kontrol eder.
İletişim editörlüğü: Derneğin çıkarlarına uygun şekilde ulusal ve uluslararası yazılı ve görsel yayın organlarında temsil edilmesi, tanınması ve görülmesine yönelik girişimlerde bulunur.
Görsel ve grafik editörü: Dernek ve grupların dijital paylaşımlarında kullanılmak üzere poster, broşür, duyuru gibi her türlü görsel materyali hazırlar ve düzenler.

Görsel hazırlama asgari standartları

Dernek ve grupların dijital paylaşımları; dernek kurumsal kimlik kurallarına uygun, halkın duygularını incitici, din veya siyaset alanlarında düşünce bildiren ya da çağrıştıran öğeler, renkler ya da şekiller barındırmayan, grubun ve derneğin logolarını içeren ve sosyal medya boyut standartlarına uygun olmalıdır.

Acil Tıp Bülteni tanımları

İçerik editörü: Bültende basılı ve çevrim içi paylaşılacak yazıların içerik düzenlemesini ve kontrolünü sağlar.

Yazarlık: Editörün belirlediği konuda, belirlenmiş kurallar doğrultusunda düz metin, röportaj, derleme gibi farklı türlerde yazı yazar.

Amaç ve görevler

Yetkinin dayanağı

Komitenin amaç ve görevleri “Dernek Grupları Çalışma Usul ve Esasları” metninde tanımlanmıştır:

“Dernek bünyesinde, gruplar ya da bireyler tarafından dernek adına gerçekleştirilecek tüm dijital paylaşım ve iletişim faaliyetleri, İletişim ve Medya Komitesi’nin hazırladığı yönergeler çerçevesinde ve komitenin onay, denetim ve sorumluluğunda yürütülür.”

1
Derneğin tüm medya sağlayıcıları üzerinden kurumsal kimlik kurallarına uygun şekilde temsil edilmesini sağlamak,
2
Dernek çalışma grubu, komisyon ve komite ya da bireylerin dernek adına gerçekleştirecekleri tüm dijital paylaşımları yönetmek, denetlemek ve düzenlemek,
3
Dernek ya da çalışma gruplarına ait tüm sosyal medya hesaplarının sahipliğini denetlemek ve elinde bulundurmak,
4
Çalışma grubu sitelerinde yayınlanan blog yazıları, eğitsel ve sosyal video, canlı yayın ve röportaj gibi içeriklerin dernek kurumsal kimliğine uygunluğunu denetlemek,
5
Dernek ya da çalışma grupları adına medya kuruluşları ile gerçekleştirilen tüm yazılı ve sözlü medya içeriklerini planlamak, yürütmek ve denetlemek,
6
Derneği tüm dijital ve basılı yayın organlarında temsil etmek,
7
Dernek faaliyetlerini ulusal ve uluslararası medya sağlayıcılarına sunmak,
8
Derneğin daha geniş kitlelere erişmesi ve tanıtılması için planlama yapmak ve girişimlerde bulunmak,
9
Dernek üyelerine yönelik bilgilendirici, eğitici ve eğlendirici içerikler hazırlamak,
10
Derneğin iletişim altyapısını geliştirmeye yönelik planlama ve girişimler yapmak,
11
Derneğin iletişim ve medya alanında gelecek vizyonuna uygun liderler yetiştirmek.

İşleyiş

Bir paylaşımın yolculuğu

Madde 1–5: Çalışma gruplarıyla komite arasındaki iş akışı.

Madde1

Başvuru

Dernek grupları, sosyal medya ve medya hizmet sağlayıcıları üzerinden paylaşım yapmak isterlerse İletişim ve Medya Komitesi’ne başvurur. Sosyal medya hesapları @tatd.org.tr uzantılı resmî dernek grubu e-posta adresiyle kurulur, şifreler komite ile paylaşılır.

Madde2

En geç 1 ay önce plan

Dernek gruplarının sekreteri, medya sorumlusu aracılığıyla planlı faaliyetlerden en geç 1 ay önce faaliyet planı ve görselini komite ile paylaşır. Uygun bulunan materyaller ilgili iletişim kanallarından belirli bir takvim çerçevesinde paylaşılır ve tanıtılır.

Madde3

Sorumluların atanması

Dernek grubunun sekreteri ihtiyaca göre üyeler arasından en az 1 medya sorumlusu ve 1 internet sorumlusu atar. Görevler birden fazla kişiyle yürütülebilir ya da bir yürütme kurulu üyesi tümünü üstlenebilir. Bu üyelerin faaliyetlerinin takip ve kontrolünden grubun sekreteri sorumludur.

Madde4

İş birliği

İletişim ve Medya Komitesi yürütme kurulu ile çalışma gruplarının medya sorumluları, grubun dernek adına gerçekleştireceği etkinliklerin dijital paylaşım faaliyetlerini iş birliği içinde yürütür.

Madde5

Haberleşme

Çalışma gruplarının medya sorumluları ile komite yürütme kurulu haberleşme ve denetleme faaliyetlerini kurulan WhatsApp grupları veya TATD kurumsal e-posta hesapları üzerinden sürdürür.

Görev ve sorumluluklar

Ayrıntılı görev dağılımı

Başlıklara tıklayarak ilgili maddeleri açabilirsiniz.

Medya SorumlusuÇalışma grubu düzeyinde

İletişim ve Medya Komitesi tarafından kurulan ortak platformda yer alarak grubu temsilen medya faaliyetlerini yürütmek,
Grubun internet sitesi, sosyal medya hesapları, e-posta hesabı ve diğer iletişim araçları üzerinden yapmayı planladığı görsel, video, sesli ve yazılı materyallerin komite tarafından ilan edilen asgari standartlara uygunluğunu sağlamak,
Grubun dijital faaliyetleriyle ilgili görsel ve yazılı içeriklerin hazırlığı grup bünyesinden sağlanamıyorsa komitenin Görsel Hazırlama alt grubundan destek istemek,
Grubun planlanan tüm dijital paylaşım faaliyetlerini hazırlık ve düzenleme aşamasından sonra komitenin onayına sunmak,
Grubun sosyal medya hesaplarının ve web sitesi şifrelerinin gizliliğini korumak; üçüncü kişilere ya da üyelere vermemek, vekâlet gereken durumlarda Çalışma Grubu Yürütme Kurulu’ndan veya derneğin Kurumsal İletişim Sorumlusu’ndan yardım almak, şifre değiştiğinde yeni şifreleri Kurumsal İletişim Sorumlusu’na ve komiteye bildirmek,
Sosyal medya kanallarındaki kurumsal ya da bireysel yorumlara bireysel karar ve yanıtlardan uzak, profesyonel bir yaklaşım göstermek; polemiğe girmemek, yorumları medya komitesi yürütme kurulunun bilgisine sunmak, gerekirse yanıt vermek; dil, din ve siyaset üzerine söylemlerde bulunmamak, halkın duygularını incitici öğeler kullanmamak.

İnternet Sitesi SorumlusuÇalışma grubu düzeyinde

Aday üye olarak grubun sitesine eklenen dernek üyelerini grubun sekreterine haftalık olarak bildirmek,
Grup sekreteri tarafından onaylanan içerikleri sisteme girmek, zamanlamak ve yayınlamak; teknik sorunları yazılım ekibine iletmek, sitenin aktif ve çalışır kalmasını sağlamak, yazım hatalarını düzeltmek,
İnternet sitesindeki yorumlara profesyonel bir yaklaşım göstermek; polemiğe girmemek, yorumları medya komitesi yürütme kurulunun bilgisine sunmak, gerekirse yanıt vermek; dil, din ve siyaset üzerine söylemlerde bulunmamak,
İnternette yayımlanan tüm video, canlı yayın ve röportajları komitenin medya denetleme alt grubunun onayından geçirdikten sonra derneğin Vimeo veya YouTube hesabına yüklemek.

Madde 6 · Yürütme KuruluÇalışma usulleri ve görev dağılımı

Komite yürütme kurulu görevlerini başkan, sekreter ve görevlendirilen alt grup üyeleriyle tam bir uyum içinde yürütür, planlar ve denetler. Dernek grupları usul ve esaslarındaki görevlere ek olarak:

Başkan

Komite amaçlarına paralel çalışmaları araştırmak, geliştirmek; faaliyet alanına özel materyal geliştirilmesini, denetlenmesini ve paylaşılmasını sağlamak amacıyla komite üyelerini görevlendirmek ve liderlik etmek,
Komiteye bağlı, komitenin çalışma esaslarına ve usullerine uygun çalışacak alt gruplar belirlemek,
Alt gruplarda çalışacak üyeleri görevlendirmek ve denetimini sağlamak,
Bağlı alt gruplara liderlik etmek, yön göstermek, ortak toplantılar düzenleyerek koordinasyonu sağlamak,
Her faaliyet için ilgili alt gruba gerekli bildirimleri yapmak; faaliyet içeriğini belirlemek, hazırlık, planlama ve denetim basamaklarını düzenlemek ve denetlemek,
Komitenin ulusal ve uluslararası sözlü ve yazılı medya kuruluşlarıyla gerçekleştireceği içerikleri planlamak, hazırlanmasını sağlayarak Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak,
Komite sekreteri ile birlikte yıllık planları oluşturmak, raporları hazırlamak, paylaşmak ve arşivlemek.

Yürütme Kurulu Üyeleri

Yürütme kurulunda görevli komite sekreteri, komite toplantılarının düzenlenmesi, raporlanması, paylaşılması ve arşivlenmesinden sorumludur,
Dijital paylaşım faaliyetleriyle ilgili tüm belgeleri, görselleri ve formları komitenin bulut klasöründe arşivlemek,
Çalışma gruplarının dijital kanallarda yapacakları iletişim ve tanıtım materyallerinin düzenlenmesi konusunda yönlendirmek, kurumsal kimliğe uygunluğunu denetlemek,
Çalışma grubu medya ve internet sorumlularına medya hesaplarındaki aksaklıklar konusunda teknik destek sağlamak,
Çalışma gruplarına dijital paylaşım ve iletişim faaliyetlerinin görsel ve içerik hazırlığında destek sağlamak,
Derneğe ait internet kanallarına (Vimeo, YouTube gibi) yüklenmesi planlanan videoları düzenlemek ve kurumsal kimliğe uygunluğunu denetlemek,
Derneğin ulusal ve uluslararası medyada uygun şekilde temsil edilmesi için projeler geliştirmek, planlamak ve düzenlemek,
Üyelere yönelik bilgilendirici, eğitici ve eğlendirici içerikler geliştirmek ve hazırlamak,
Derneğin mobil uygulaması Mobil-ED’nin altyapısını geliştirici, tanınırlığını artırıcı faaliyetlerde bulunmak.

Madde 7 · Bülten Alt GrubuAcil Tıp Bülteni

TATD bünyesinde yılda 4 kez basılı olarak yayımlanan Acil Tıp Bülteni dergisinin tüm faaliyetlerini yürütmek,
Acil Tıp Bülteni dijital iletişim araç ve hesaplarını yürütmek,
Bültenin dijital hesaplarında paylaşılacak içerikleri belirlemek, hazırlamak, planlamak ve kurumsal kimliğe uygunluğunu denetlemek,
Yazarlık, içerik editörlüğü, sosyal medya editörlüğü gibi görevler için içerik sağlayıcılar bulmak,
Acil Tıp Bülteni’nin basılmasını ve dağıtımını sağlamak.

Madde 7 · Web Sitesi, Mobil-ED, Sosyal Medya ve İletişim Alt GrubuÜç editörlük

Web Sitesi ve Mobil-ED Editörü

Dernek web sitesinin aktif ve çalışır kalmasını sağlamak,
Komitenin hazırladığı tüm dijital paylaşımların siteye yüklenmesini, zamanlanmasını ve yazım kontrolünü sağlamak,
Dernek ve çalışma grubu internet hesaplarının çalışır kalması için grup internet sorumlularıyla iş birliği yapmak,
Çalışma grupları ve komisyonlara web sitesinin işleyişi konusunda destek olmak, gerekirse eğitim vermek,
Web sitesi ve Mobil-ED’nin aktif kalmasını sağlamak, teknik sorunları yazılım ekibine iletmek ve yazım hatalarını düzeltmek.

Sosyal Medya Editörü

Sosyal medya editörleri görevlerini çalışma grubu internet ve medya sorumlularıyla tam bir uyum içinde yürütür,
Derneğin dijital kanallarından paylaşılacak tüm görsel ve yazılı içerikleri geliştirmek; kurumsal kimliğe uygun hazırlanmasını, düzenlenmesini ve kontrolünü sağlamak,
Derneğe ve gruplara ait tüm sosyal medya hesaplarının sahipliğini denetlemek,
Medya sorumlularıyla birlikte dernek etkinlik takviminin etkin işlemesini sağlamak,
Çalışma gruplarının dijital kanallarındaki içeriklerin kurumsal kimlik kurallarına uygunluğunu denetlemek,
Komisyon ve çalışma gruplarıyla birlikte derneğin ulusal ve uluslararası tanınırlığını artırıcı projeler geliştirmek,
Üyelere yönelik bilgilendirici, eğitici ve eğlendirici içerikler hazırlamak.

İletişim Editörü

Derneğin çıkarlarına uygun şekilde yazılı ve görsel yayın organlarında temsil edilmesi, tanınması ve görülmesine yönelik girişimlerde bulunmak,
Derneğin faaliyetlerinin ulusal ve uluslararası medya kuruluşlarına sunulmasını sağlamak,
Geniş kitlelere erişmek için sosyal etkinlik ve sorumluluk projeleri geliştirmek, planlamak ve düzenlemek,
Yazılı ve görsel medyada acil tıp, afet, şiddet gibi konulardaki haber ve gündemi takip etmek, gerektiğinde Yönetim Kurulu’na bildirmek,
Derneğin iletişim altyapısını geliştirici faaliyetler geliştirmek ve Yönetim Kurulu’na sunmak.

Madde 7 · Görsel ve Grafik Tasarım Editörlüğü Alt GrubuKurumsal kimlik ve görsel üretim

Derneğin ve çalışma gruplarının sosyal hesaplar, web siteleri ya da farklı medya sunuları üzerinden paylaştığı her türlü sesli ve görsel içeriğin kurumsal kimliğe uygun hazırlanmasını sağlamak,
Çalışma grupları ve komisyonlara dijital paylaşımların görsel içeriğinin planlanması, hazırlığı ve düzenlenmesi konusunda destek olmak,
Dernek iletişim faaliyetlerinin (poster, röportaj, video gibi) görsel içeriklerinin kurumsal kimliğe uygun hazırlanmasını sağlamak,
Çalışma grupları ve yürütme kurulu tarafından önceden bildirilen görsel içeriklerin zamanında hazırlanmasını sağlamak.

Madde 8 · Olağan Toplantılar, Gündem ve TutanaklarEn geç 3 ayda bir, yılda en az 4 kez

Yürütme kurulu, çalışmalarını en geç 3 ayda bir olmak üzere yılda en az 4 kez, gerekli gördüğü sıklıkta, genellikle çevrim içi olarak çalışma grubu medya sorumlularıyla toplanarak sürdürür. Süreç ve belgeler komite sekreterince hazırlanır.
Çalışma grubu medya sorumluları yıllık faaliyet raporlarını komite başkanı ve sekreterine iletir; komitenin yıllık faaliyet raporunu başkan ile sekreter birlikte hazırlar.
Her toplantı öncesinde gündem ve bilgilendirici belgeler komite üyeleriyle paylaşılır ve komitenin bulut klasöründe arşivlenir. Alınan kararlar en geç 2 hafta içinde tutanak hâlinde Yönetim Kurulu’na sunulur.

Madde 9 · Yasal SorumluluklarFikrî mülkiyet ve sorumluluk

Paylaşılan içeriklerin mali ve fikrî mülkiyet hakları TATD’ye aittir. Paylaşılan içeriklerden, içeriği hazırlayan, kontrol eden ve yayınlayan üyeler müteselsilen yasal olarak sorumludur.

Keşfedin

Komiteyi yakından tanıyın

HakkımızdaVizyon ve MisyonAmaç ve HedeflerTanımlar ve MevzuatYürütme KuruluKomite ÜyeleriBelgeler ve Formlarİletişim