Anasayfa Hakkımızda Tanımlar ve Mevzuat

Tanımlar ve Mevzuat

İletişim ve Medya Komitesi Çalışma Usul ve Esasları Yönergesi

  1. Tanımlar, Amaç, Hedef ve Görevler

Tanımlar

Web sitesi, sosyal medya hesapları, iletişim ve görsel-grafik hazırlama ile ilgili tanımlar

  1. Medya sorumlusu: Dernek grubu üyeleri arasından grubun yıllık çalışma planında belirlenen dijital paylaşım faaliyetlerinin ilan edilen asgari standartlara uygun şekilde hazırlanmasını, düzenlenmesini, İletişim ve Medya Komitesi’nin onayına sunulmasını sağlar,
  2. İnternet sorumlusu: Dernek grubu üyeleri arasından grubun çeşitli hesaplarının ve web sitesinin yönetimini, İletişim ve Medya komitesinden onay almış dijital paylaşım faaliyetlerini grubun dijital iletişim kanallarına yüklenmesini, düzenlenmesi, paylaşımı ve zamanlamasını sağlar,
  3. Web sitesi editörlüğü: Dernek web sitesi ve internet hesaplarının çalışır ve aktif ve güncel kalmasını sağlar, web sitesi ile ilgili teknik problemleri belirler ve yazılım destek ekibine bildirir. İletişim ve Medya Komitesi’nin hazırladığı dijital paylaşım faaliyetlerini web sitesine girer, zamanlar ve yayınlar,
  4. Sosyal medya editörü: Dernek ve grubun sosyal medya hesaplarının aktif şekilde kullanımını, geniş kitlelere ulaşmasını, sosyal medya hesaplarında paylaşılacak faaliyetlerin içeriklerini planlar, düzenler ve kontrol eder,
  5. İletişim editörlüğü: Derneğin çıkarlarına uygun şekilde ulusal ve uluslararası yazılı ve görsel yayın organlarında temsil edilmesi, tanınması ve görülmesine yönelik girişimlerde bulunur,
  6. Görsel ve Grafik editörü: Dernek ve grupların dijital paylaşım faaliyetlerinde kullanılmak üzere bilgilendirici poster, broşür, duyuru gibi her türlü görsel materyali hazırlar ve düzenler,
  7. İletişim ve Medya komitesi görsel hazırlama asgari standartları: Dernek ve grupların dijital paylaşım faaliyetlerinin dernek kurumsal kimlik kurallarına uygun, halkın duygularını incitici, din veya siyaset alanlarında düşünce bildiren ya da çağrıştıran öğeler, renkler ya da şekiller barındırmayan, grubun ve derneğin logolarını içeren, sosyal medyadaki paylaşım boyut standartlarına uygun olmalıdır.

Acil Tıp Bülteni ile ilgili tanımlar

  1. Acil Tıp Bülteni İçerik editörü: Acil Tıp Bülteni’nde basılı ve online şekilde paylaşılacak yazıların içerik düzenlemesini ve kontrolünü sağlar,
  2. Acil Tıp Bülteni Yazarlık: Acil Tıp Bülteni’nde yayınlanmak üzere editör tarafından belirlenmiş bir konu üzerine, belirlenmiş kurallar doğrultusunda düz metin, röportaj, derleme gibi farklı tarzlarda yazı yazar.

İletişim ve Medya Komitesi’nin amaç ve görevleri “Dernek Grupları Çalışma Usul ve Esasları” metninde tanımlanmıştır.

Buna göre “Dernek bünyesinde, gruplar ya da bireyler tarafından dernek adına gerçekleştirilecek, aşağıdaki tanıma uyan tüm dijital paylaşım ve iletişim faaliyetleri, İletişim ve Medya komitesinin hazırladığı yönergeler çerçevesinde ve komitenin onay, denetim ve sorumluluğunda yürütülür.” denilmiştir.

Dijital paylaşım ve iletişim faaliyetleri “Dernek Grupları Çalışma Usul ve Esasları” metninde tanımlanmıştır. Aynı metinde İletişim ve Medya Komitesi’nin amaç ve hedefleri şu şekilde özetlenmiştir:

 

  1. Derneğin tüm medya sağlayıcıları üzerinden kurumsal kimlik kurallarına uygun şekilde temsil edilmesini sağlamak,
  2. Dernek çalışma grubu, komisyon ve komite ya da bireylerin dernek adına gerçekleştirecekleri tüm dijital paylaşımları yönetmek, denetlemek ve düzenlemek,
  3. Dernek ya da çalışma gruplarına ait tüm sosyal medya hesaplarının sahipliğini denetlemek ve elinde bulundurmak,
  4. Çalışma grubu sitelerinde yayınlanan blog yazıları, eğitsel ve sosyal video, canlı yayın ve röportaj gibi içeriklerin dernek kurumsal kimliğine uygunluğunu denetlemek,
  5. Dernek ya da çalışma grupları adına medya kuruluşları ile gerçekleştirilen tüm yazılı ve sözlü medya içeriklerinin planlanmak, yürütmek ve denetlemek,
  6. Derneği tüm dijital ve basılı yayın organlarında temsil etmek,
  7. Dernek faaliyetlerini ulusal ve uluslararası medya sağlayıcılarına sunmak,
  8. Derneğin daha geniş kitlelere erişmesi ve tanıtılması için planlama yapmak ve girişimlerde bulunmak,
  9. Dernek üyelerine yönelik bilgilendirici, eğitici ve eğlendirici içerikler hazırlamak,
  10. Derneğin iletişim alt yapısını geliştirmeye yönelik planlama ve girişimler yapmak,
  11. Derneğin iletişim ve medya alanında gelecek vizyonuna uygun liderler yetiştirmek.

 

  1. İşleyiş

 

Madde 1. Dernek grupları, sosyal medya ve medya hizmet sağlayıcıları üzerinden paylaşım yapmak isterlerse İletişim ve Medya Komitesi’ne başvurur. Sosyal medya hesapları @tatd.org.tr uzantılı resmi dernek grubu e-posta adresi ile kurulur, şifreler komite ile paylaşılır.

Madde 2. Dernek gruplarının Sekreteri, medya sorumlusu aracılığıyla, planlı faaliyetlerden en geç 1 ay önce faaliyet planı ve görselini İletişim ve Medya Komitesi ile paylaşır. Uygun bulunan materyaller ilgili iletişim kanallarından belirli bir takvim çerçevesinde paylaşılır ve tanıtılır.

Madde 3. Dernek grubunun sekreteri ihtiyaca binaen üyeler arasından en az 1 medya sorumlusu ve 1 internet sorumlusu atar. Dernek grubunun ihtiyacına göre, bu görevler birden fazla kişiyle yürütülebilir, ya da bir yürütme kurulu üyesi bu görevlerin hepsini üstüne de alabilir. Bu üyelerin tüm faaliyetlerinin takip ve kontrolünden Dernek grubunun Sekreteri sorumludur.

Madde 4. İletişim ve Medya Komitesi yürütme kurulu ile çalışma grupları medya sorumluları grubun dernek bünyesinde, dernek adına gerçekleştireceği etkinliklerin dijital paylaşım faaliyetlerini iş birliği içinde yürütür.

Madde 5. Çalışma grupları medya sorumluları ile İletişim ve Medya Komitesi yürütme kurulu haberleşme ve denetleme faaliyetlerini kurulan whatsapp grupları veya TATD kurumsal e-posta hesapları üzerinden sürdürür.

Medya Sorumlusunun Görev ve Sorumlulukları:

  1. İletişim ve Medya Komitesi tarafından kurulan ortak platformda yer alarak grubu temsilen medya faaliyetlerini yürütmek,
  2. Grubun internet sitesi, sosyal medya hesapları, e posta hesabı ve diğer iletişim araçları üzerinden yapmayı planladığı görsel, video, sesli ve yazılı materyallerin İletişim ve Medya komitesi tarafından ilan edilen asgari standartlara uygunluğunu sağlamak,
  3. Medya sorumluları grubun dijital faaliyetleri ile ilgili görsel ve yazılı içeriklerin grubun bünyesinden seçilmiş bir sorumlu tarafından hazırlığı sağlanamıyor ise; İletişim ve Medya Komitesi Görsel Hazırlama alt grubundan destek istemek,
  4. Grubun planlanan tüm dijital paylaşım faaliyetlerinin hazırlık ve düzenleme aşamasından sonra İletişim ve Medya Komitesi’nin onayına sunmak,
  5. Grubun sosyal medya hesaplarının ve web sitesi şifrelerinin gizliliği Çalışma Grubunun medya sorumlusunun sorumluluğundadır. Üçüncü kişilere ya da üyelere vermemek, vekalet gereken durumlarda Çalışma Grubu Yürütme Kurulu veya derneğin Kurumsal İletişim Sorumlusundan yardım almak, şifrenin değiştirilmesi ya da sıfırlanması gerektiğinde yeni hesap şifrelerini Kurumsal İletişim Sorumlusu ve İletişim ve Medya Komitesi’ne bildirmek ile sorumludur,
  6. Sosyal medya kanallarından yapılan yorumlara – gerek kurumsal gerek bireysel – bireysel karar ve yanıtlardan uzak profesyonel bir yaklaşım oluşturmak, polemiğe girmemek, yapılan yorumları medya komitesi yürütme kurulu bilgisine sunmak ve gereklilik saptanması halinde yorumda bulunmak, dil, din, siyaset üzerine söylem ya da yorumlarda bulunmamak, halkın duygularını incitici, din veya siyaset alanlarında düşünce bildiren ya da çağrıştıran öğeler, renkler ya da şekiller kullanmamak.

 

İnternet sitesi sorumlusunun Görev ve Sorumlulukları:

  1. Aday üye olarak dernek grubunun sitesine eklenen dernek üyelerini grubun Sekreterine haftalık olarak bildirmek,
  2. Grup Sekreteri tarafından onaylanan içerikleri sisteme girmek, zamanlamak, yayınlamak, teknik problemleri yazılım ekibine iletmek, sitenin aktif ve çalışır halde kalmasını sağlamak, yazım hatalarını düzeltmek,
  3. İnternet sitesi üzerinden yapılan yorumlara – gerek kurumsal gerek bireysel – bireysel karar ve yanıtlardan uzak profesyonel bir yaklaşım oluşturmak, polemiğe girmemek, yapılan yorumları medya komitesi yürütme kurulu bilgisine sunmak ve gereklilik saptanması halinde yorumda bulunmak, dil, din, siyaset üzerine söylem ya da yorumlarda bulunmamak, halkın duygularını incitici, din veya siyaset alanlarında düşünce bildiren ya da çağrıştıran öğeler, renkler ya da şekiller kullanmamak.
  4. İnternet üzerinden yayınlanan tüm videolar, canlı yayınlar ve röportajlar İletişim ve medya komitesi medya denetleme alt grubunun onayından geçirildikten sonra derneğin Vimeo veya Youtube hesabına yüklemek.

Madde 6. İletişim ve Medya Komitesi Yürütme Kurulu Çalışma Usulleri ve Görev Dağılımı

Komite yürütme kurulu görevlerini başkan, sekreter ve görevlendirilen alt grup üyeleri ile beraber tam bir uyum içinde yürütür, planlar ve denetler.

Dernek grupları usul ve esaslarında yer alan görevlere ek olarak komite çalışanları aşağıdaki ek görevler tanımlanmıştır:

 

  1. Başkan:
  1. Komite amaçlarına paralel çalışmaları araştırmak, geliştirmek, faaliyet alanına özel materyal geliştirilmesini, denetlenmesini ve paylaşılmasını sağlamak amacı ile komite üyelerini görevlendirmek ve liderlik etmek,
  2. Komiteye bağlı, komitenin çalışma esaslarına ve usullerine uygun şekilde çalışacak alt gruplar belirlemek,
  3. Alt gruplarda çalışacak üyeleri görevlendirmek ve denetimini sağlamak,
  4. Bağlı alt gruplara liderlik etmek, yön göstermek ortak toplantılar düzenleyerek koordinasyonu sağlamak,
  5. Her faaliyet için ilgili alt gruba gerekli bildirimleri ve bilgilendirmeleri yapmak, faaliyet içeriğini belirlemek, hazırlık, planlama ve denetim basamaklarını düzenlemek ve denetlemek,
  6. Komitenin ulusal ve uluslararası sözlü ve yazılı medya kuruluşları ile gerçekleştireceği içerikleri planlamak, hazırlanmasını sağlayarak yönetim kurulunun onayına sunmak,
  7. Komite sekreteri ile birlikte yıllık planları oluşturmak, raporları hazırlamak, paylaşmak ve arşivlemek, materyallerin hazırlığını, planlanmasını ve denetimini, faaliyetlerin düzenlenmesini sağlamak,

 

  1. Yürütme Kurulu üyelerinin görev ve sorumlulukları şunlardır:
  2. Yürütme kurulunda görevli komite sekreteri komite toplantılarının düzenlenmesi, raporlanması, paylaşılması ve arşivlenmesi ile sorumludur,
  3. Dijital paylaşım faaliyetler ile ilgili tüm belgeleri, görselleri ve formları komitenin bulut klasöründe arşivlemek,
  4. Çalışma gruplarının dijital iletişim kanalları vasıtasıyla yapacakları görsel ve yazılı iletişim ve tanıtım materyallerinin düzenlenmesi konusunda yönlendirmek, içeriğin kurumsal kimlik kurallarına uygunluğunu denetlemek,
  5. Çalışma grubu medya ve internet sorumlularına medya hesaplarındaki aksaklıklar konusunda teknik destek sağlamak,
  6. Çalışma gruplarına dijital paylaşım ve iletişim faaliyetlerinin görsel ve içerik hazırlığı konusunda destek sağlamak,
  7. Derneğe ait internet kanallarına (Vimeo, Youtube gibi) komisyon ve çalışma grupları tarafından yüklenmesi planlanan video içeriklerinin düzenlenmesi ve dernek kurumsal kimliğine uygunluğunu denetlemek,
  8. Derneğin ulusal ve uluslararası medya sağlayıcılarında uygun şekilde temsil edilmesi için gerekli projeleri geliştirmek, planlamak ve düzenlemek,
  9. Derneğin üyelerine yönelik bilgilendirici, eğitici ve eğlendirici içerikler geliştirmek ve hazırlamak,
  10. Dernek web sitesi aplikasyonu olan Mobil-ED’nin alt yapısını geliştirici, tanınırlığını arttırıcı faaliyetlerde bulunmak,

 

 

Madde 7. Komitenin Alt Gruplarının Görev ve Sorumlulukları şunlardır:

  1. Bülten alt grubu

 

  1. TATD bünyesinde yılda 4 kez basılı şekilde yayınlanan Acil Tıp Bülteni dergisinin tüm faaliyetlerini yürütmek
  2. Acil Tıp Bülteni dijital iletişim araç ve hesaplarının yürütülmesi,
  3. Acil Tıp Bülteni dijital iletişim hesaplarında paylaşılacak içeriklerin belirlenmesi, hazırlanması, planlanması ve kurumsal kimliğe uygunluğunun denetlenmesi,
  4. Acil Tıp Bülteninde yazarlık, içerik editörlüğü, sosyal medya editörlüğü gibi görevlerde çalışmak üzere içerik sağlayıcılar bulmak,
  5. Acil Tıp Bülteni’nin basılması ve dağıtımını sağlamak,

 

  1. Web sitesi, Mobil-ED, sosyal medya ve iletişim alt grubu
  1. Web Sitesi ve Mobil-ED Editörünün Görev ve Sorumlulukları

 

  1. Dernek web sitesinin aktif ve çalışır halde kalmasını sağlamak,
  2. Dernek web sitesindeki İletişim ve Medya komitesi tarafından hazırlanan tüm dijital paylaşımların yüklenmesi, zamanlanması, yazım kontrollerini sağlamak,
  3. Dernek ve çalışma grubu internet hesaplarının çalışır halde kalması için çalışma grubu internet sorumluları ile iş birliği içerisinde çalışmak,
  4. Çalışma grupları ve komisyonlara web sitesinin işleyişi konusunda destek olmak ve gerekirse eğitim vermek,
  5. Derneğin web sitesi ve mobil aplikasyonu olan Mobil-ED’nin aktif ve çalışır halde kalmasını sağlamak, teknik problemleri yazılım ekibine iletmek ve yazım hatalarını düzeltmek,
  1. Sosyal Medya Editörünün Görev ve Sorumlulukları

Sosyal medya editörleri görevlerini Çalışma Grubu İnternet ve Medya Sorumluları ile beraber tam bir uyum içinde yürütür.

  1. Derneğin dijital iletişim kanallarından paylaşılacak tüm görsel ve yazılı içerikleri geliştirmek, paylaşımların dernek kurumsal kimliğine uygun şekilde hazırlanması, düzenlenmesi ve kontrolünü sağlamak,
  2. Derneğe ve gruplara ait tüm sosyal medya hesaplarının sahipliğini denetlemek,
  3. Medya sorumluları ile birlikte dernek etkinlik takviminin aktif olarak işlemesini sağlamak,
  4. Çalışma gruplarına ait tüm dijital iletişim kanalları üzerinden yapılacak içeriklerin kurumsal kimlik kurallarına uygunluğunu denetlemek,
  5. Çalışma grubu medya sorumluları ile birlikte dijital iletişim kanallarında paylaşılmak üzere hazırlanmış içerikleri düzenlemek ve denetlemek,
  6. Komisyon ve çalışma grupları ile birlikte derneğin ulusal ve uluslararası tanınırlığını arttırıcı projeler geliştirmek, planlamak ve düzenlemek,
  7. Çalışma grupları ve komisyon ile birlikte derneğin üyelerine yönelik bilgilendirici, eğitici ve eğlendirici içeriklerin hazırlanmak,
  1. 3.İletişim Editörünün Görev ve Sorumlulukları
  1. Derneğin çıkarlarına uygun şekilde yazılı ve görsel yayın organlarında temsil edilmesi, tanınması ve görülmesine yönelik girişimlerde bulunmak,
  2. Derneğin faaliyetlerinin ulusal ve uluslararası medya kuruluşlarına sunulmasını sağlamak,
  3. Derneğin geniş kitlelere erişebilmesi adına sosyal etkinlik ve sorumluluk projesi gibi etkinlikleri geliştirmek, planlamak ve düzenlemek,
  4. Yazılı ve görsel medya iletişim araçlarındaki acil tıp, afet, şiddet gibi konulardaki haber ve gündem konularını takip etmek ve gerekli hallerde yönetim kuruluna bildirmek,
  5. Derneğin iletişim alt yapısını geliştirici faaliyetler geliştirmek ve yönetim kuruluna sunmak,

 

  1. Görsel ve Grafik Tasarım Editörlüğü alt grubu
  1. Derneğin ve çalışma gruplarının çeşitli sosyal hesaplar, web siteleri ya da farklı medya sunuları üzerinden paylaşılan her türlü sesli ya da görsel içerik, videolar gibi dijital paylaşım faaliyetlerinin dernek kurumsal kimliğine uygun şekilde hazırlanmasını sağlamak,
  2. Çalışma grupları ve komisyonlara dijital paylaşım faaliyetlerinin görsel içeriğinin planlanması, hazırlığı ve düzenlenmesi konusunda destek olmak,
  3. Dernek iletişim faaliyetlerinin (bilgilendirici poster, röportaj, video gibi) görsel içeriklerinin kurumsal kimliğe uygun şekilde hazırlanmasını sağlamak,
  4. Çalışma grupları ve yürütme kurulu tarafından önceden bildirilen görsel içeriklerin zamanında hazırlanmasını sağlamak,

 

Madde 8. Olağan Toplantılar, Gündem ve Tutanaklar

  1. Yürütme kurulu, çalışmalarını – en geç 3 ayda bir olmak üzere, yılda en az 4 kez – gerekli gördüğü sıklıkta genellikle elektronik haberleşme yazılımları ile online şekilde Çalışma Grubu medya sorumluları ile toplanarak sürdürür. Toplantılarda süreç ve dokümanları komite sekreteri tarafından hazırlanır. Çalışma Grubu Medya Sorumluları yıllık faaliyet raporlarını İletişim ve Medya Komitesi Başkanı ve Sekreterine aktarır.
  2. Çalışma Grubu Medya Sorumlularının faaliyet raporlarının da içerisinde olduğu İletişim ve Medya Komitesi yıllık faaliyet raporunu Başkan ile Sekreter birlikte hazırlar.
  3. Her toplantı öncesinde toplantı gündemi, gündem konularına ilişkin bilgilendirici dökümanlar komite üyeleri ile paylaşılır ve komitenin Bulut klasörüne arşivlenir. Toplantıda alınan kararlar en geç 2 hafta içerisinde tutanak halinde Yönetim Kurulu’na sunulur.

Madde 9. Yasal Sorumluluklar

Paylaşılan içeriklerin mali ve fikri mülkiyet hakları TATD’dedir. Paylaşılan içeriklerden içeriği hazırlayan, kontrol eden ve yayınlayan üyeler müteselsilen yasal olarak sorumludur.